协同oa软件选择时，需要注意的4个点

     
       结合几年来服务成千上万的客户的经验，山东捷君信息提出了在协同OA软件选型时需要关注的四点：

　　一、关注协同OA软件的本质

　　选型小组的负责人要深刻认识到OA软件是全员信息化，其本质是全员工作模式和企业管理模式的一次变革，在现在的选型过程中，可能涉及到较多的部门，在未来的应用推广过程中，一定是一把手工程，因此要基于全员去安排需求调研、产品选型、应用推广和集成整合等工作安排和工作节奏。

　　需求调研的应用范畴涉及到所有知识性员工，是全员信息化的第一台阶。既然是全员应用，提高全员的工作效率而不是某个部门、某个领导、某个人的效率，成为OA软件的核心价值定位，如果以通用性和经常性两个纬度对OA软件的功能进行筛选的话，OA软件的核心应用是：流程审批、协同工作、公文管理(国企和政府机关)、沟通工具、文档管理、信息中心、电子论坛、计划管理、项目管理、任务管理、会议管理、关联人员、系统集成、门户定制、通讯录、工作便签、问卷调查、常用工具(计算机、万年历等)。如果以给企业带来价值大小的纬度对所有功能模块评估的话，基本上遵循80：20定律，其中的工作流程模块、协同工作模块、项目管理模块为企业带来的了80%的价值，而其余的模块带来20%的价值

　　因此抓大放小，重点考察工作流程、协同工作、项目管理的技术水准，成为产品选型的不二选择。

　　三、关注厂商态度

　　OA软件是涉及到全员使用的管理软件，因此采购OA软件与采购财务软件、硬件设备不同，不是简单的、一次性的买卖交易，而是持续一年甚至多年的管理变革、咨询和人工服务，在这个过程中，需要持续不断的与厂商互动，来解决实施、应用、推广过程中遇到的各种需求变更、BUG处理、功能调整、软件集成等等问题。

　　在持续出现的、纷繁复杂的问题面前，客户如果面对的只是一个普通销售人员或者普通实施人员，是无法调动整个组织进行资源协调和支持的，因此选择产品的同时，也要重点考察OA厂商的态度，判断他们是否重视你，选择一个爱你的人，远比选择一个你爱的人重要。

　　而管理软件领域内，众所周知的潜规则是：领导只参与和出席公司认为重要的项目选型，领导的级别越好，说明对你越重视，也意味着过程中遇到问题后，资源协调到位的可能性越大。

　　四、关注成本控制

　　很多客户的CIO或者信息化负责人，在评估OA软件的成本是，只是简单的考虑到公司在OA软件项目上的预算和供应商的报价，而忽视了OA软件部署的软硬件环境成本、软件实施过程中参与人员的时间成本、培训成本、将来的维护难度和服务成本、将来数据集成的开发成本、升级成本和数据迁移成本等等，因此往往陷入“捡了芝麻、丢了西瓜”的尴尬境地。

　　五，政府信息化需求开启OA办公系统平台化时代

　　伴随着信息化在国内的发展，近些年来企事业单位和政府机关陆续部署了大量的IT系统，如OA办公系统、ERP、CRM等等，这些信息化系统在早期让用户享受了信息化的成果，但随着用户对信息化建设的要求越来越高，也面临着升级换代的压力，以OA办公系统为例。

　　OA办公系统经过多年的发展，其内涵在不断延伸，功能也由原先的行政办公信息服务，逐步扩大延伸到组织内部的各项管理活动环节，成为组织运营信息化的一个重要组织部分。同时市场和竞争环境的快速变化，使得OA办公系统承担着更多的任务，用户也更关注如何方便、快捷地实现内部各级组织、各部门以及人员之间的协同、内外部各种资源的有效组合、为员工提供高效的协作工作平台。

　　产品化和项目化OA办公系统的不足

　　当用户的发展使得产品需要不断进行更新和升级，特别是随着企业管理规模的扩大导致原有的系统难以满足新的需求，这时就需要对原OA办公系统进行功能扩展和升级的二次开发，这种开发对于不同的产品而言操作技术不同，需要的开发周期、资金、风险都存在较大的差异。对于OA办公系统在早期最普遍存在的两种形态，产品化和项目化，都很难满足用户这一普遍的需求。

　　对产品化的OA办公系统来说，功能的适用性、性能的稳定性、持续升级、成熟度较高、高性价比、低风险是其不可忽略的优点，但不能一次满足所有细节需求、产品化的升级节奏可能与用户需求的成长的速度难以匹配是个硬伤。而项目化OA办公系统具有一次性满足细节需求、根据需求量身定制是最为称道的地方，但高成本、长周期的、高风险的、无法升级、持续性服务几无可能而引起用户不满。这些都让市场不停地呼唤一种更为合理的形态存在的OA办公系统。由此，平台化OA办公系统应运而生。

　　平台化界面设计OA办公系统的绝对优势

　　新型的平台型OA办公系统则由于开发方式灵活，借助支撑平台技术可以在不影响原系统的情况下，独立开发新功能模块再加入到原系统平台之中，使得开发周期大大缩短、费用低、风险小，可以说这种升级操作最大程度上做到了为企业考虑，提供长远保证，并具备基本能满足全部需求，性价比高、成熟度高的优点。

　　对此，行业资深专家也表明，OA办公系统之所以要向平台化的方向发展，就是因为OA的作用正从行政管理转移到行政、业务兼管，从沟通转移到协作，从单一应用转移到系统整合。在OA行业，一直是需求推动技术的发展，OA这种转变正是近年来乃至未来企业发展的重要需求所致。OA办公系统要想满足用户不断变化的信息化需求，必须具有平台化的特征，这个平台必须具有充分的开放性和灵活性，允许用户方便的自定义各种业务流程和表单，和其他系统进行数据整合，生成各种统计报表。也就是说，真正的平台化OA办公系统，必须具备继往开来的能力，也就是即兼容解决历史信息化问题，又能动态适应未来发展的需要，成为用户解决信息化和谐发展问题的法宝。

　　如今，OA办公系统从开始出现到发展至现在，其内涵已经发生了根本的转变，从最初的文档管理发展成为企业的信息化中心平台，可以说是完成了从一个士兵到将军的转变。当然，这个转变从理念上说已经完成，但从应用上来说还刚刚开始，因为OA办公系统平台化的时代才刚刚开始。